Regulamin świadczenia usług i korzystania z aplikacji

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług w zakresie organizacji i obsługi technicznej wydarzeń przez MAVINCI Event & ART, zwaną dalej "Usługodawcą", a także zasady korzystania z udostępnianej przez Usługodawcę aplikacji CRM i jej integracji z usługami zewnętrznymi.
2. Usługodawca prowadzi działalność gospodarczą na terenie Polski w zakresie:
   • Obsługi technicznej eventów (nagłośnienie, oświetlenie, technika sceniczna)
   • Usług DJ i prowadzenia imprez
   • Streamingu i nagrywania wydarzeń
   • Dostarczania atrakcji eventowych
   • Organizacji konferencji i szkoleń
3. Regulamin stanowi integralną część umowy zawieranej między Usługodawcą a Klientem.
4. Akceptacja Regulaminu następuje poprzez złożenie zamówienia lub podpisanie umowy.

§ 2. Definicje

1. Usługodawca - MAVINCI Event & ART
2. Klient - osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna zamawiająca usługi
3. Umowa - umowa o świadczenie usług zawarta między Usługodawcą a Klientem
4. Oferta - wycena przesłana Klientowi zawierająca zakres usług i cenę
5. Wydarzenie - impreza, konferencja, szkolenie lub inne wydarzenie objęte umową
6. Aplikacja CRM - system informatyczny dostępny w domenie mavinci.pl, służący Usługodawcy między innymi do obsługi klientów, wydarzeń, dokumentów i działań marketingowych
7. Użytkownik CRM - pracownik, współpracownik albo inna osoba, której Usługodawca nadał dostęp do Aplikacji CRM
8. Integracja - opcjonalne połączenie Aplikacji CRM z usługą zewnętrzną, w szczególności Google Ads, Google Search Console lub Meta/Facebook

§ 3. Zakres usług

1. Usługodawca świadczy usługi zgodnie z umową i zaakceptowaną ofertą.
2. Szczegółowy zakres usług, termin realizacji, miejsce wydarzenia i wynagrodzenie określa umowa.
3. Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z profesjonalnymi standardami branżowymi.
4. Usługi świadczone są przez wykwalifikowany personel techniczny i artystyczny.

§ 4. Proces składania zamówień

1. Klient składa zapytanie ofertowe poprzez formularz na stronie, e-mail lub telefonicznie.
2. Usługodawca przygotowuje ofertę w terminie do 48 godzin od otrzymania zapytania.
3. Oferta jest ważna przez 14 dni od daty wystawienia, chyba że wskazano inaczej.
4. Akceptacja oferty następuje poprzez:
   • Pisemne potwierdzenie (e-mail, podpisana umowa)
   • Wpłatę zadatku w wysokości określonej w ofercie
5. Po akceptacji oferty strony zawierają umowę, która precyzuje warunki realizacji usługi.

§ 5. Ceny i płatności

1. Ceny usług określone są w ofercie i zawierają podatek VAT, chyba że wskazano inaczej.
2. Klient zobowiązany jest do wpłaty zadatku w wysokości 30-50% wartości zamówienia (określonego w ofercie) w terminie 7 dni od akceptacji oferty.
3. Pozostała część wynagrodzenia płatna jest:
   • Najpóźniej na 3 dni przed wydarzeniem - w przypadku przelewu
   • Bezpośrednio po zakończeniu wydarzenia - w przypadku płatności gotówką
4. Brak wpłaty zadatku w terminie powoduje anulowanie rezerwacji.
5. Za opóźnienie w płatności przysługują odsetki ustawowe.

§ 6. Zmiana i anulowanie zamówienia

1. Klient może zmienić zakres usług do 14 dni przed wydarzeniem. Zmiany mogą wpłynąć na cenę.
2. Rezygnacja z usług:
   • Powyżej 30 dni przed wydarzeniem - zwrot 80% zadatku
   • 15-30 dni przed wydarzeniem - zwrot 50% zadatku
   • Poniżej 15 dni przed wydarzeniem - brak zwrotu zadatku
3. W przypadku siły wyższej (np. pandemia, klęska żywiołowa) strony ustalają nowy termin lub dokonują zwrotu 100% wpłaconych środków.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do odstąpienia od umowy w przypadku braku płatności lub naruszenia postanowień regulaminu przez Klienta.

§ 7. Obowiązki Klienta

1. Klient zobowiązany jest do:
   • Przekazania pełnych i prawdziwych informacji o wydarzeniu
   • Zapewnienia dostępu do miejsca wydarzenia w uzgodnionym terminie
   • Zapewnienia podstawowych warunków (prąd, parking, zaplecze)
   • Terminowej płatności
   • Poinformowania o zmianach w harmonogramie wydarzenia
2. Klient ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo uczestników wydarzenia oraz za uzyskanie niezbędnych pozwoleń i zgód.

§ 8. Odpowiedzialność

1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   • Szkody wynikające z nieprawidłowych informacji przekazanych przez Klienta
   • Szkody spowodowane siłą wyższą
   • Opóźnienia wynikające z braku dostępu do miejsca wydarzenia
   • Działania osób trzecich
2. Odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia za dane zamówienie.
3. Klient ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone w wynajętym sprzęcie w pełnej wysokości.

§ 9. Prawa autorskie i wizerunek

1. Materiały wideo i foto z wydarzenia są własnością Usługodawcy, chyba że umowa stanowi inaczej.
2. Usługodawca ma prawo wykorzystywać materiały z wydarzeń w celach marketingowych, chyba że Klient wyraźnie się temu sprzeciwi.
3. Klient zobowiązuje się uzyskać zgodę uczestników na rejestrację audio-wideo wydarzenia.

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje można składać w formie pisemnej (e-mail, list) w terminie 7 dni od wydarzenia.
2. Reklamacja powinna zawierać:
   • Dane Klienta
   • Numer umowy lub zamówienia
   • Opis problemu
   • Oczekiwania Klienta
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni i informuje Klienta o decyzji.
4. W przypadku uzasadnionej reklamacji Usługodawca może zaproponować:
   • Obniżenie ceny
   • Powtórzenie usługi
   • Zwrot części wynagrodzenia

§ 11. Ochrona danych osobowych

1. Usługodawca przetwarza dane osobowe zgodnie z RODO i Polityką Prywatności.
2. Dane osobowe wykorzystywane są wyłącznie w celach realizacji umowy i marketingu (za zgodą).

§ 12. Aplikacja CRM i integracje zewnętrzne

1. Aplikacja CRM jest narzędziem przeznaczonym dla osób upoważnionych przez Usługodawcę. Użytkownik CRM jest zobowiązany chronić dane logowania, nie udostępniać konta osobom trzecim i niezwłocznie zgłaszać podejrzenie nieuprawnionego dostępu.
2. Połączenie Aplikacji CRM z Google Ads, Google Search Console lub Meta/Facebook jest dobrowolne. Integracja jest uruchamiana dopiero po zalogowaniu się przez Użytkownika CRM do właściwej usługi i zaakceptowaniu zakresu uprawnień przedstawionego na ekranie autoryzacji tej usługi.
3. Użytkownik CRM może połączyć wyłącznie konto, stronę, usługę lub konto reklamowe, do których posiada wymagane uprawnienia. Użytkownik odpowiada za prawidłowość wskazanych identyfikatorów oraz zgodność korzystania z Integracji z prawem i regulaminem dostawcy zewnętrznego.
4. W ramach Integracji Google Aplikacja CRM może pobierać podstawowe dane profilu konta Google, dane o skuteczności kampanii Google Ads oraz dane o widoczności zweryfikowanych usług w Google Search Console. Obejmuje to w szczególności nazwy i statusy kampanii, budżety, wyświetlenia, kliknięcia, koszty, konwersje, wartość konwersji, organiczne kliknięcia i wyświetlenia, współczynnik klikalności oraz średnią pozycję w wynikach wyszukiwania.
5. W ramach Integracji Meta/Facebook Aplikacja CRM może pobierać listę stron i kont reklamowych dostępnych dla Użytkownika CRM, statystyki stron i kampanii, informacje o kampaniach oraz wiadomości kierowane do połączonej strony, w zakresie udzielonych uprawnień.
6. Dane z Integracji są wykorzystywane wyłącznie do prezentowania raportów i statystyk, synchronizacji danych marketingowych, obsługi wiadomości oraz realizacji funkcji widocznych w Aplikacji CRM. Jeżeli Użytkownik CRM wyda takie polecenie, Aplikacja CRM może również włączyć lub wstrzymać wskazaną kampanię Google Ads albo Meta Ads.
7. Usługodawca nie sprzedaje danych uzyskanych przez interfejsy Google ani Meta, nie wykorzystuje ich do tworzenia niezależnych profili reklamowych i nie używa ich do celów niezwiązanych z funkcjami Aplikacji CRM. Dostęp do tych danych mają wyłącznie upoważnione osoby i niezbędni dostawcy infrastruktury działający na rzecz Usługodawcy, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z przepisów prawa.
8. Dane uwierzytelniające i tokeny dostępu są przechowywane w postaci zaszyfrowanej. Usługodawca stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych, jednak żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje pełnej niezawodności ani nieprzerwanej dostępności.
9. Integrację można odłączyć w Aplikacji CRM, a zgodę można dodatkowo wycofać w ustawieniach konta Google lub Meta/Facebook. Odłączenie zatrzymuje przyszły dostęp przez daną Integrację. Dane zapisane przed odłączeniem są przechowywane lub usuwane zgodnie z Polityką Prywatności, obowiązującymi terminami retencji i przepisami prawa.
10. Dostępność i zakres działania Integracji zależą również od dostawców zewnętrznych. Zmiana ich interfejsów, regulaminów, zakresów uprawnień, limitów albo dostępności może czasowo ograniczyć lub wyłączyć część funkcji Aplikacji CRM.
11. Korzystanie z Integracji Google podlega również zasadom dotyczącym danych użytkowników usług Google API oraz, w przypadku Google Ads, warunkom korzystania z Google Ads API. Szczegółowe informacje o dostępie, wykorzystywaniu, przechowywaniu i udostępnianiu danych zawiera Polityka Prywatności.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
2. Spory rozstrzygane będą polubownie, a w przypadku braku porozumienia przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie internetowej.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie. Zmiany nie dotyczą umów zawartych przed datą zmiany.

§ 14. Kontakt

W sprawach związanych z Regulaminem można kontaktować się z Usługodawcą:

• E-mail: biuro@mavinci.pl
• Telefon: +48 698 212 279
• Formularz kontaktowy na stronie mavinci.pl